Management Division

Bahagian ini secara umumnya melaksanakan urusan pentadbiran keseluruhan Jabatan yang tidak melibatkan kerja-kerja teknikal. Hal ini merangkumi urusan berkaitan pengurusan sumber manusia, pengurusan sistem maklumat, pengurusan aset dan stor, pentadbiran, kewangan, pembangunan dan perolehan.

Seksyen Pengurusan Sumber Manusia

Memastikan Ibu Pejabat dan Jabatan PERHILITAN Negeri/PTJ mempunyai struktur organisasi yang efektif untuk melaksanakan fungsinya dengan cekap dalam mencapai objektif yang ditetapkan, urusan perkhidmatan dilaksanakan secara teratur mengikut dasar dan peraturan yang sedang berkuatkuasa serta membangunkan sumber manusia yang cemerlang melalui latihan yang berterusan. Seksyen ini berfungsi dalam merancang, melaksana, menyelaras dan memantau: 

1. Urusan perjawatan (penyusunan / penstrukturan / pengukuhan / kajian skim / kajian elaun)
2. Urusan kenaikan pangkat dan tatatertib
3. Urusan perkhidmatan, pengambilan dan pengisian jawatan
4. Urusan latihan / kursus / program masters dan phd
5. Urusan peperiksaan perkhidmatan awam dan penilaian kompetensi
6. Pelaksanaan sistem pengurusan maklumat sumber manusia (hrmis) 
7. Urusan anugerah darjah kebesaran, bintang dan pingat Persekutuan / Negeri

Seksyen Pentadbiran

Menentukan Sistem Pentadbiran yang efisyen selaras dengan Pembangunan Teknologi Maklumat terkini. Seksyen ini berfungsi dalam merancang, melaksana, menyelaras dan memantau urusan: 

1. Pentadbiran Am
2. Sistem Perakam Waktu
3. Urusan Surat menyurat
4. Pengurusan Fail serta dokumen-dokumen terbuka dan terperingkat
5. Urusan Keselamatan
6. Pengurusan kenderaan Jabatan
7. Penyewaan ruang pejabat, bangunan dan rumah kediaman
8. Permohonan pinjaman kenderaan, perumahan dan komputer
9. Pengurusan Bangunan
10. Pengurusan majlis rasmi/mesyuarat peringkat Jabatan

Seksyen Kewangan

Menentukan keperluan kewangan bagi menyokong aktiviti-aktiviti di bawah Ibu Pejabat dan Jabatan PERHILITAN Negeri/PTJ, termasuk bentuk agihan dan dibelanjakan mengikut keperluan Program dan Aktiviti. Selain itu, penentuan proses pengurusan belanjawan, pra-pembayaran dan rekod perakaunan akan diurus dengan telus, cepat, tepat dan teratur mengikut peraturan dan dasar kewangan selaras dengan piawaian nasional serta piagam pelanggan. Seksyen ini berfungsi dalam merancang, melaksana, menyelaras dan memantau aspek Pengurusan Bajet seperti berikut:

1. Pengurusan Bajet Ibu Pejabat dan Jabatan PERHILITAN Negeri/PTJ
2. Menyelaras perakuan bagi kelulusan Pegawai Pengawal atau Perbendaharaan
3. Mengurus pembayaran Peruntukan Pembangunan, Waran Peruntukan, Pindah Peruntukan
4. Menyediakan dan mengemukakan penyata penyesuaian Bulan Vot akaun pusat ke JANM
5. Menyediakan laporan perbelanjaan suku tahun kepada Perbendaharaan
6. Urus setia kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

Seksyen ini juga berfungsi dalam melaksanakan Pengurusan Pembayaran seperti berikut:

1. Urusan pembayaran gaji
2. Menguruskan pungutan hasil
3. Penyediaan baucer bayaran
4. Urusan permohonan pendahuluan diri dan tuntutan

Seksyen Sistem Pengurusan Maklumat

Menyediakan infrastruktur, infostruktur dan perkhidmatan ICT yang menyokong visi, misi dan objektif Jabatan, memastikan keselamatan dan integriti aset ICT yang terjamin, menjadi perintis dan model utama dalam penggunaan ICT serta menerapkannya dalam budaya kerja Jabatan. Seksyen ini berfungsi dalam merancang, melaksana, menyelaras dan memantau:

1. Meningkatkan keupayaan pengurusan dan operasi Jabatan melalui penggunaan ICT.
2. Membantu Jabatan melaksanakan aplikasi-aplikasi Kerajaan Elektronik.
3. Mengawalselia keselamatan ICT selaras dengan garis panduan keselamatan ICT sektor awam, Dasar Keselamatan Teknologi Maklumat NRE dan Garis Panduan Tadbir Urus Teknologi Maklumat dan Komunikasi NRE.
4. Memberi khidmat nasihat teknikal berkaitan ICT.
5. Merancang dan melaksanakan pembangunan kapasiti ICT. 
6. Merancang, membangun dan menyelenggara sistem aplikasi bagi menyokong fungsi dan operasi Jabatan.
7. Merancang dan melaksanakan proses perolehan dan pelupusan peralatan ICT Jabatan.
8. Membantu, menyokong dan memantau pelaksanaan inisiatif agensi pusat (contohnya 1Gov*Net, 1GovuC dan GDC) di Ibu Pejabat dan Jabatan PERHILITAN Negeri/PTJ.​

Seksyen Pembangunan

Memastikan penyediaan perancangan projek-projek pembangunan Ibu Pejabat dan Jabatan PERHILITAN Negeri/PTJ di bawah Rancangan Lima Tahun dan Bajet Tahunan dilaksanakan dengan cekap dan sejajar dengan dasar Kerajaan, pemantauan dan penilaian yang konsisten dilakukan terhadap pelaksanaan projek pembangunan sama ada dari segi kemajuan kewangan dan fizikal serta penggunaan sepenuhnya Sistem Pemantauan Projek (SPP II) sebagai satu kaedah untuk perancangan, pemantauan dan penilaian projek-projek pembangunan.

Seksyen ini berfungsi dalam merancang, melaksana, menyelaras dan memantau projek pembangunan Jabatan dari segi penyediaan Rancangan Lima Tahun (RMLT), Kajian Separuh Penggal, peruntukan tahunan projek pembangunan dan Anggaran Belanjawan Pembangunan serta permohonan peruntukan tambahan dan pertambahan skop.

Selain itu, seksyen ini turut membuat pemantauan ke atas projek-projek pembangunan (lawatan & urusetia mesyuarat projek, menyelaras dan memantau Sistem Pemantauan Projek (SPP II) serta menyediakan laporan prestasi fizikal dan kewangan projek), membuat penilaian ke atas projek pembangunan (mengumpul data projek untuk penilaian, menyelaras laporan impak / 'outcome' projek) dan menguruskan aspek kewangan program dan projek pembangunan Jabatan.

Seksyen Pengurusan Perolehan

Merancang dan mengurus perolehan bekalan dan perkhidmatan Ibu Pejabat dan Jabatan PERHILITAN Negeri/PTJ secara cekap dan berkesan mengikut tatacara perolehan dan kewangan semasa selaras dengan dasar serta prinsip perolehan Kerajaan. Seksyen ini berfungsi dalam merancang, melaksana, menyelaras dan memantau:

1. Perolehan Kementerian secara terus, sebut harga, tender terhad dan tender terbuka
2. Perolehan perkhidmatan
3. Urusan pengeluaran pesanan tempatan
4. Pengurusan kontrak perolehan

Seksyen Pengurusan Aset dan Stor

Memastikan urusan berkaitan pengurusan aset dan stor di Ibu Pejabat serta Jabatan PERHILITAN Negeri/PTJ dilaksanakan secara cekap dan berkesan mengikut Tatacara Pengurusan Aset dan Stor yang sedang berkuatkuasa.

Pengurusan Aset melibatkan fungsi seperti berikut:

1. Merancang, memantau, mengawal dan menyelia Pengurusan Aset Alih Jabatan berpandukan kepada Tatacara Pengurusan Aset Alih Jabatan yang bermaksud Pengurusan Harta Modal dan Inventori.
2. Memastikan semua aset alih Jabatan diuruskan mengikut tatacara yang ditetapkan.
3. Mengemukakan laporan tahunan berkaitan laporan Harta Modal dan Inventori. 
4. Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori, pelupusan aset alih jabatan dan tindakan surcaj/tatatertib.
5. Memantau dan mengenalpasti tempoh jangka hayat penggunaan aset.
6. Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksaan Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.
7. Menjadi Urus Setia kepada JKPAK

Pengurusan stor melibatkan penyampaian perkhidmatan bekalan kepada pelanggan dengan melaksanakan tugas-tugas berikut:

1. Menerima barang-barang yang dipesan dengan mengesah dan memperaku serahan barang-barang oleh pembekal.
2. Menyimpan stok mengikut kaedah dan lokasi-Iokasi yang ditetapkan dengan menggunakan ruang stor secara optimum.
3. Menjaga dan menyelenggara stok supaya sentiasa dalam keadaan baik dan boleh digunakan.
4. Mengeluarkan stok mengikut keperluan pelanggan.
5. Menyelenggara rekod-rekod bagi setiap transaksi keluar masuk stok secara tepat, teratur dan kemaskini.
6. Merancang dan mengurus stok bagi memastikan kedapatan stok mengikut paras yang ditetapkan.
7. Menjalankan pemeriksaan bagi mengesan dan mengenalpasti sebarang kelemahan yang menyebabkan berlaku perselisihan stok, stok rosak, usang,luput tempoh penggunaan dan tidak bergerak.
8. Menyediakan sistem kawalan keselamatan dan kebakaran serta penyelenggaraan kebersihan stor.
9. Mengambil tindakan pelupusan ke atas stok yang usang/obselete, rosak luput tempoh penggunaan, tidak boleh digunakan, tidak diperlukan, tidak bergerak atau melebihi keperluan supaya prestasi stor tidak terjejas dan menqelakkan pembaziran ruang penyimpanan; dan
10. Menguruskan tindakan hapuskira ke atas stok yang hilang.

Print Email